采购的五大工作重点培训
受训部门：红联采购部
讲师：青岛睿邦顾问
采购五大工作重点
它们是：
（一）市调；
（二）DM快讯；
（三）采购；
（四）服务楼面；
（五）行政。
善用时间
（1）即“重要、又紧急”的事最优先处理；
（2）其次处理“重要、不紧急”的事，
（3）再其次是“不重要、但紧急”的事；
（4）最后才是“不重要、又不紧急”的事。
采购人员善用时间上，最好准备一个本“记事本”，预先记录已以预定好的工作事项，如此工作才能有条不紊，达到“事半功倍”的效果。无论如何，这五大项工作应平均分配，而不能只做哪一项。
（一）市调：
毛主席讲得好：“没有调查，就没有发言权”。市调工作在开店后，很容易被采购主管遗忘掉，有些采购渐渐养成“好逸恶劳”的习惯，喜欢坐在“象牙塔”内办公，误以为“秀才不出门，能知天下事”，或者“多一事不如少一事”，这都是“吃大锅饭”的概念。采购必需把市调当做一个重要的事情来做，至于“紧急”“或不紧急”，要看当时的情况及需要而定。
市调的内容包括：
（1）调查竞争对手的商品结构、价格、包装、质量、促销、货源、陈列方式、质量……等等。（2）参加展销会、了解市场趋势。（3）开发新的供应商，改善商品结构，增加销售、利润于其他收入。（4）与新老供应商研究市场的现状与趋势，及业绩/毛利增长点。（5）与各对口人员交流成功的经验。
（二）DM快讯
DM快讯”是我公司最重要的促销方式，是创造“天天低价”形象很重要的一个媒体。要搞好每两周一期，每年26期的“DM快讯”。执行DM快讯，采购的工作包括：
1.快讯选项：
“惊爆商品”选项的来源包括：
（a）市调时看到市场上热销的商品；
（b）门店里销售量较大或销售金额较大的商品小组的A类商品；
（c）门店楼面大力推荐的商品；
（d）供应商推荐的热门商品（最好是有其他的广告支持的商品）；
（e）切货是个好的快讯题材，既有低的价格形象，又有较高的毛利也需要较多的广告来广而告之；
（f）针对性较广的商品，不要选太冷门的商品例如：婴儿用品。至于“惊爆商品”的定价最好定在“一批进价”以下，以能吸引大量客流为原则，但必需限量销售（例如：每人或每卡在快讯期仅能购买XX单位），同时不准许团购或批发商/零售商套购。否则日后而对公司不利。
定期集合所有采购及门店楼面各方代表的“惊爆商品快讯讨论会”，是集思广义，民主决策的好办法。实践表明：有“执行者参与的决策是品质最好的决策”，出错的机率少，执行的力度也最大。
DM快讯的发行量达（每店3~5万份/期），其费用也较大，采购部门应至少向供应商力争80%的费用支持，以减轻公司的财务负担，并增加利润。
4.提交快讯：
快讯校稿共两次机会：“一校”及“二校”。采购主管对商品描述（尤其是型号）、功能说明、图片必需仔细校对，否则出了差错，会引起严重的投诉。
5.货源跟催：
快讯上当之前，采购主管应与供应商之间有货源保证的书面协议，避免缺货造成的顾客不满或业绩损失。货源跟催是必要的，尤其是快讯开档的前几天，有经验的采购人员可有前几天的销售，就可判断整个快讯期14天的销售量，并计算出货源够不够。
快讯上当如果销售步入预期可能造成库存积压时，应立即与供应商紧急磋商研究因应之道
包括：（a）临时降价，由供应商补差价，采取“空退空进”更正进价。系统上，可能需电脑部支持，因为促销售价档以被锁死； （b）采取大赠的方式，赠品有供应商支持； （c）与楼面协商，加强叫卖，多处摆放，大量陈列，多做POP标示，并加强店内广播等。
6.总结促销经验：
每次促销结束后应总结经验，包括：
（（a）为何成功；
（b）为何失败；
（c）为何缺货；
（d）促销弹性有几倍；
（e）楼面配合度如何；
（f）下次是否可以做得更好；
（g）有无替代商品；
（h）下次如何增加销售、毛利及广告赞助费等等。
（三）谈 判
采购主管或经理在谈判上花20%的时间是值得的。
采购谈判的项目包括：“质量、包装、价格、订货量、折扣、付款条件、交货期、送货条件。
1.质 量
采购最先谈的项目应该是“质量”，而非价格。
“质量”对一般人来说与“档次”又是同义字，因此一般人认为价格高的就是档次高，就是质量好，这纯粹是一种对质量的误解。
大品牌供应商通常其质量标准是按照“国家标准”或“地方标准”来生产，或者甚至高过于这些标准，因此大品牌比较有保障。
对于小品牌或不知名品牌的供应商，我们应要求至少提供：
（a）产品规格书。
（b）检验方法。
（c）允收合格水平，即可被接受的不良率），否则日后出现问题纠缠不清。如果能保留一个样品，也是个好办法。
对于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品，应要求无条件退货，除非供应商能提供一个合理的补偿方法，例如：残次品无退货折扣（但原厂瑕疵品还得退货）。
2.包装：
包装可分为两种：“外包装”及“内包装”是用在仓储及运输过程的保护：“内包装”则用来装填，保护、陈列或用途说明之用，在自选超市的经营里，包装是个重要的课题。
3.价格：
价格虽然是谈判工作的“重中之重”。公司的“天天低价”形象，是采购人员每天都要关注的重点。采购人员若不能定出天天低价的价格，同时能有合理的毛利时，就有能胜任采购工作。
采购员采购之前，应做好市调工作，了解市场价格行情，如果能分析成本（直接材料+直接人工+间接费用+利润）更好。采购时，应列举与公司交易的好处，例如：（a）薄利多销，大进大出（一次进货量较大）
（b）产品转分销，覆盖率大（尤其是“仓储批发店”的客层以专业客户为主，而“社区店”有部份客层也是专业客户）。
（c）保护供应商的市场（实施供应商总量控制，竞争对手被排除）。
（d）节省运输成本（不必挨家挨户送货给小店铺）。
（e）降低营销费用（电脑订货及付款作业，让供应商节省费用）
4.折扣（让利）：
折扣通常有：“新品折扣、数量折扣、准时付款折扣、促销折扣、无退货折扣、换季折扣、代销折扣、联营折扣”等。有经验的采购人员应引述各种形态的折扣，请供应商一次配合到位或逐步配合。
5.付款条件（帐期）：
现在国内存贷款利率已大幅调降，供应商的资金压力较小，付帐条件（帐期）应较为宽松，一般可定在“货到或月结”30~90天。有些大型供应商对零售商有“帐额”的限制，为的是控制其授信的风险，采购应要求供应商取消或提高帐额，否则限制太多，不利公司。
采购的责任之一就是：应设法让“帐期”大于“库存天数”，两者之差称为“可应用天数”公司的策略是“低成本入市、滚动发展”，要能充分利用供应商货款可能份演的“流动资金”的角色，否则还要去银行贷款，大大削弱了公司的发展优势，增加财务负担。
6.交货期
7.送货条件：
送货条件包括：按指定日期及时间送货、免费送货到指定地点、整齐码放在栈板上、以及在指定包装位置上贴好店内码（或印有国际条码）。这些事情看来简单，但有些供应商经常出差错，影响运作甚巨。在采购时，要对供应商有所要求。对于经常出错者，可能要给予一些警告或罚款。
8.售后服务：
对于需要维修服务的家电或电子产品，采购人员应要求供应商提供免费的1~3年的售后服务，并将保修卡放置在包装盒内，保修卡应标明本商圈内的维修商地址及电话。
9.促销活动：
“DM快讯”是本公司营销最重要的武器，在“DM快讯”的前10天至后的28天期间（指订货的时间，而非货到的时间）都是快讯供货价格的有效期，精明的采购或楼面主管可在“促销进价”有效期结束之前订“正常销售一个月”的货量，以增加毛利。
一般来说，大品牌供应商在“DM快讯”促销期间愿意下浮10~30%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多销，或推广产品知名度，采购人员应了解供应商的需求与目的。
有些供应商可能倾向于提供免费赠品做为促销的条件，只要对公司及顾客有利，可以偿试。成功最好，如果失败了，供应商也欠一个情。
10.广告赞助金：
超市采购部门有一项特别任务，即负责向供应商要求许多或利用媒体的广告赞助金，包括：“DM快讯、室内灯箱、店外广告看板、地板广告、购物车广告、购物袋广告、店内电视墙广告、店内广播广告……”等等。
11.其他赞助费用：
在超市的采购收入中，赞助金的种类繁多，包括：“新入市的开业赞助费、新店赞助费、新品上架费、集中陈列赞助费、周年庆赞助费、各种节庆（元旦、春节、端午、五一、中秋、国庆等）的赞助费、月返利或称为‘进货奖励或帐扣’、季度或年度返利、端架/地堆/地笼陈列赞助费……”等等。
最高可达营业额的2.5~8.0%。
开店后采购员采购工作较多精力摆在：（a）开店前未触及的交易条件细节；（b）各项赞助金；（c）年度合同；（d）处理滞销品或高库存；（e）处理退换货……等等。这些工作都很烦琐，需要采购主管抽丝剥茧一件一件去处理。
（四）服务楼面
这是最容易被忽略的工作，毕竟采购人员的“内部顾客”之一就是楼面的营业人员不要以上级单位的人员自居。有些采购总以为楼面属于门店管理，最好各干各的，以免不必要的麻烦。
门店非常需要采购人员给他们定其的“培训、沟通、协调与讨论”，让他们增强营销及业务能力，为顾客提供更优质的服务，同时也更调动他。
在可能的范围内定期拜访他们，熟记他们的名字，经常沟通，采购工作将会无往不胜，业绩蒸蒸日上，互惠互利。有的采购人员愿意自己汇编通讯或培训资料，定期提供给门店，这也是一种有效的沟通方法。
（五）行政工作：
许多采购沉溺于“行政工作”，因为这种工作不必往外跑，也不需南对公司以外的人，天天可以坐在“象牙塔”里海外侨胞空调或享受暖气办公，做一个名符其实的“白领阶级”工作者，而不愿去做其他应做的工作。
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